ნატალია,

დიდი მადლობა დეტალური ახსნისთვის. ერთი კითხვა მაქვს რატომ ველოდებით ფინანსთას და იუსტიციას? ერთნაირი სისტემა უნდა დავნერგოთ ყველამ? არ მახსოვს მე და მაგიტომ ვკითხულობ.

რაც შეეხება გამგზავრებას და უკან წამოსვლას გასაგებია რომ 2 კვირა არის დარჩენილი ტრეინინგამდე, მაგრამ მოგეხსენებათ წლის ბოლოა და ყველას ძალიან დატვირთული გრაფიკი აქვს და წინასწარ ხდება ყველაფრის შეთანხმება (მითუმეტეს როცა მაღალ რგოლზეა საუბარი), ამიტომ გავუსვი ხაზი ამ ცვლილებას. ჩემი აზრით ცოტა არარიალისტურია 11:00 საათზე ტრეინინგის დაწყება ჩასვლის დღეს. წინა ტრეინინგის დროსაც ვგეგმავდით 4 ზე გასვლას მაგრამ დავიგივიანეთ როგორც გახსოვთ, რიგი მიზეზების გამო. ასევე მინდა გაითვალისწინოთ რომ კვირა დღეს წამოსვლა უნდა მოხდეს არაუგვიანეს 12:00-13:00 საათისა. მე როგორც სამინისტრო უბრალოდ ვაფიქსირებ ჩემს მოსაზრებას და ვთვლი რომ 1 დღე არ არის საკმარისი ამ ყველაფრისთვის ჩვენი სამინისტროს სპეციფიკიდან გამომდინარე და თავიდანვე მაგიტომ იყო გასვლით ტრეინინგზე შეთანხმება რათა რაც შეიძლება მეტი დრო დაეთმოს აღნიშნულ საკითხს. ძალიან სამწუხაროა რომ მარტო მე ვხედავ ამ პრობლემას და დროის ნაკლებობას. თქვენ ხართ დონორი ორგანიზაცია და რა თქმა უნდა თქვენი გადასაწყვეტია თუ რამდენ დღეზე შევჯერდებით.

სოფო, გამარჯობა

პირველ რიგში, მადლობა დეტალური მეილისთვის, პუნქტების მიხედვით მივყვები (ზოგიერთზე ნინო გიპასუხებს):

1. მინისტრთან შეხვედრასთან დაკავშირებით ნინო მოგწერს; რაც შეეხება დამხმარ ინსტრუმენტს სიტუაცია შემდეგია: როგორც ვახსენეთ ჯერ კიდევ ბორჯომში, ეს არ არის დამოკიდებული მხოლოდ თქვენს დაკვეთაზე, აქ ჩვენთვისაც და თქვენთვისაც მნიშვნელოვანია გავარკვიოთ ფინანსთა სამინისტროს/იუსტიციის სამინსიტროს რა გეგმები აქვთ (მუშაობენ უკვე). თქვენს IT-თან შეხვედრას ჯერ არანაირი აზრი არ აქვს (რის გამოც არ შევხვდით) სანამ არ ვიცით ის უწყებები რას აპირებენ. ამიტომაც მივწერეთ, მიმოწერაში ჩვენ ყველა ვართ. სამწუხაროდ, ფინანსთა და იუსტიციის სამინსიტროდან ამაზე რეაგირება არ მოჰყვა. როგორც ნატას დღეს ავუხსენი, ჩვენთვის მნიშვნელოვანია რომ ვიცოდეთ რას აპირებენ ისინი რომ ისე როგორც თქვენ, 22 დეკემბრამდე ვიცოდეთ რა გზით გეხმარებით და ეს იყოს რეალისტური და ეფექტიანი რესურსების კუთხით. პროცესი აქ როგორც ხედავ არ გაჩერებულა ჩვენი მიზეზით, კომუნიკაცია გახდა აშკარად დაბრკოლება. იუსტიციის სამინისტროს ხვალ ისედაც ვხვდებით, ბიუროსაც ჩვენ შევეხმიანებით. აქვე მაშინ გთხოვთ, რომ თქვენ დაუკავშირდეთ ფინანსთა სამინისტროს HR-ს და იქნებ თქვენი დახმარებით გამოვიდნენ კონტაქტზე, რომ ჯამში ეს პროცესი რომ მეტად თანამშრომლობითი გახდეს; ნატასთან აქტიურ კომუნიკაციაში ვარ, თუ რამე დამატებითი კითხვა გაქვს რაზეც პასუხი არ მიგიღია (და არ ვიცი), მომწერე ან დამირეკე;
2. რაოდენობა - აქ პრობლემა არ არის; წინასწარ გათვლილი გვქონდა და დაველოდებით ბოლო სიახლეებს;
3. გამგზავრება - „მოულოდნელად“ ან „არაინფორმირებული“ რატომ? ტრენინგამდე ორი კვირია; და ნატას დღეს ვესაუბრე/ავუხსენი თუ რაში იყო საქმე; ამას აქვს რამდენიმე მიზეზი; 1) რადგან თქვენი ტრენინგი იყო პირველი, ამიტომაც ჩაინიშნა პარასკევს გასვლა (არ ვიცოდით როგორ ჩაივლიდა, რამდენად გვეყოფოდა დრო და ა.შ.); თქვენმა შემთხვევამ აჩვენა რომ ორ დღეში დასრულების პრობლემა არ იყო და ამიტომაც ყველა პარტნიორთან ყველა ტრენინგი დაიგეგმა ამაზე პრინციპით, გასვლა იყო შაბათს; 2) როგორც იცი, კვირა დღეს ვამთავრებთ 13:00 - ანუ ფაქტობრივად ვიყენებთ მხოლოდ 3 საათს და არა სრულ დღეს, ამიტომაც პარასკევს ჩასვლის მიზეზი კიდევ უფრო ნაკლებია; 3) ტრენინგის ეფექტურობა დანარჩენი სამი სამინისტროს მაგალითზე შემიძლია გითხრა რომ არ იკლებს. ამ ყველაფერთან ერთად გვაქვს დიდი ღონისძიება და ბევრნი ვიქნები იქ. ის რომ ეს შეთანხმებულია ალბათ პრობლემა არ იქნება, თარიღი არ იცვლება, რაც მთავარია;
4. ტრანსპორტირება - გამგზავრების დღის გათვალისწინებით გთავაზობთ 8:30 საათს, ჩასვლა 10:30; ყავა-ჩაი 10:30-11:00 საათამდე, დავიწყებთ 11:00 საათზე.
5. ფოკუს ჯგუფი - ასევე როგორც ვისაუბრეთ, პარასკევს იყო ბოლო ვადა სიების წარდგენის, დღეს გადავანაწილეთ სიების მიხედვით თანამშრომლები და სია გამოიყურება ესე - იხ. დანართი; ჯგუფი დაემატა (დღეები არ შეცლილა), რამდენიმე თქვენმა თანამშრომელმა ჯგუფებში გადასვლა უკვე დამიდასტურა ასე რომ აქ ყველაფერი რიგზეა; ნატას უბრალოდ ვთხოვ ამ დოკუმენტის გაზიარებას. მონაწილეებს სასტუმროს ადგილს ჩვენ შევატყობინებთ (ან ფაბრიკა ან „ბეთსი“).

და ბოლო, ვთანხმდებით რომ ზოგადად ეს პროცესი ყველას მხრიდან (ჩვენ, თქვენ, სხვა სამინისტროები, ბიურო) შემჭიდროებულ ვადებში მიმდინარეობს, დამეთანხმები ალბათ რომ ძალიან ინტენსიური და აქტიურია. ბუნებრივია რომ მცირე დეტალები - დღის წესრიგი, მონაწილეთა რაოდენობა იცვლება და ჩვენ გვესმის. სწორედ ამიტომაც მუდმივ კონტაქტზე ვართ ბოლო 2 თვის მანძილზე. იმედია მცირე დეტალების ცვლილებას არ გულისხმობ, ხოლო ძირეულ საკითხებზე შეთანხმების მიღწევის პრობლემა ვფიქრობ არ გვქონია. ამიტომაც, ის რომ „შეთანხმებული დეტალები ძალიან ხშირად იცვლება“, ვერ დაგეთანხმები და უსამართლოდ ჟღერს, ბოლო პერიოდის განმავლობაში საუბარი იყო ორ დეტალზე: ერთი - მივაღწიეთ შეთანხმებას ის, რომ სსიპ-ების თანამშრომლები მოდიან, ხოლო მეორე დეტალი - გამგზავრება და ამ დეტალის საუბრის პროცესში ვართ დღეს. ამასთან დაკავშირებით, შეგვიძლია ტელეფონითაც ვისაუბროთ და შევთანხმდეთ რომ ყველას პოზიცია (მათ შორის ჩვენი) და ინტერესი იყოს გათვალისწინებული, რადგან საბოლოო ჯამში გვამოძრავებს ერთადერთი მიზანი, რაშიც ნინო გვეხმარება.

ძალიან დიდი ბოდიში ამ სიგრძე წერილისთვის ყველასთან.

საუკეთესო სურვილებით,

ნატალია

გამარჯობა ნინო, ნატალია,

როგორ ხართ? ბოდიში დაგვიანებული პასუხისთვის, არ ვიმყოფებოდი საქართველოში.

რამოდენიმე საკითხი მაქვს თქვენთან გასარკვევი/შესათანხმებელი:

1. მინისტრთან და მოადგილეებთან შუალედულური ანგარიში - 20 დეკემბერს არვიცი რამდენად შესაძლებელი იქნება შეხვედრის ჩანიშვნა, როგორც ვიცი მინისტრი არ იქნება ქალაქში, დავაზუსტებ და მოგწერ. 19 დეკემბერს შენ საქართველოში იქნები?

ასევე ამ შეხვედრაზე სრული ინფორმაცია უნდა მივაწოდოთ როგორც მთლიან პროცედურაზე ასევე მის დამხმარ ინსტრუმენტზე (task force management).

2. ტრეინინგი ბორჯომში - შენი თხოვნისამბერ სსიპ დან 2 ადამიანი წამოვა. ტრეინინგზე დამსწრე პირების რაოდენობა იქნება 27 (ჩემი და ნატას ჩათვლით). ასევე როგორც აღვნიშნე ძალიან დიდი სურვილი მაქვს რომ დაესწროს მინისტრი და ორი მოადგილე, ამის შესახებ ზუსტი პასუხი მეცოდინება კვირის ბოლოს. ჩვენი მხრიდან ჯამში გამოდის 30 პირი.

3. ტრანსპორტირება -  ჩვენი შეთანხმების თანახმად თბილისიდან გამგზავრება ბორჯომის მიმართულებით დაგეგმილი იყო 22 დეკემბერს დღის მეორე ნახევარში, ხოლო უკან დაბრუნება 24 დეკემბერს, ეს განრიგი მე შევათანხმე მინისტრთან და ასევე მოადგილეებთან. ეხლა შემთხვევით ვიგებ ნატალიასგან, რომ გამგზავრება გადაწყდა 23 დეკემბერს 9:00 საათზე, რადგან დიდი ღონისძიება გაქვთ ჩანიშნული. ამ ღონისძიების შესახებ ჩვენ ყველანი საქმის კურსში ვიყავით წინა ტრეინინგის დროს და შევთნხმით რომ ღონისძიება დღის პირველ ნახევარში იყო ხოლო გამგზავრება შემდგომ, ასე რომ არ იქნებოდა პრობლემა. ჩემი აზრით ძალიან რთული იქნება იმავე დღეს ტრეინინგის ჩატარება და ხალხის მობილიზაცია დილის საათებში. ასევე ნამგზავრეზე მთელი დღე ტრეინინგზე ჯდომა რამდენად ეფექტური იქნება?

ნატიალია,

ძალიან სამწუხაროა რომ დღეს სრულიად შემთხვევით გავიგე ეს ამბავი. ჩემი თხოვნა იქნება რომ გამგზავრება თბილისიდან დავოტოვოთ ისევ 22 დეკემბერს. ისედაც ცოტა დროა დარჩენილი და ბევრი საქმე გასაკეთებელი. როგორც აღვნიშნე მე პირადად არ მიმაჩნია სწორედ 23 ში გამგზავრება და პირდაპირ ტრეინინგზე ხალხის შეყვანა, არ იქნება ეს ტრეინინგი ეფექტური და იმ შედეგს არ მოგვცემს რაც გვინდა რომ მივიღოთ. ნინო შენ რას ფიქრობ?

ასევე არ მიმიღია არანაირი პასუხი task force management-ის თაობაზე, ვერც შეხვედრის ჩანიშვნა მოხერხდა თქვენი მხრიდან ჩვენს IT დეპარტამენტთან. ის პასუხი რაც ნატას სატელეფონო საუბრის დროს უთხარი ვფიქრობ რომ პირდაპირ კავშირში არ არის ჩვენს დაკვეთასთნ/თხოვნასთან.

აქვე გთხოვთ რომ გამომიგზავნოთ საბოლოო სია დროების მიხედვით და ადგილი ფოკუს ჯგუფების შეხვედრასთან დაკავშირებით, რათა დროულად ვაცნობო თანამშრომლებს.

შეთანხმებული დეტალები ძალიან ხშირად იცვლება და მოხარული ვიქნები შემდგომში თუ უფრო მეტად ვიქნებით ინფორმირებულები ცვლილებების შესახებ.

ველოდები თქვენს პასუხს.